Niemand is lief vir 'n vaste bateregister nie. Dit is 'n lys van goed wat jy reeds besit, dit verander stadig, en om dit by te hou voel na admin ter wille van admin. In die meeste klein besighede is dit laas aangeraak die jaar toe die rekenmeester aangedring het, en almal betrokke stem stilswyend saam om dit nie weer op te haal nie.
Ek wil vir jou vertel wanneer dit ophou vervelig wees.
Voordat ek hierdie praktyk bedryf het, was ek die finansiële bestuurder by 'n vervaardigingsbesigheid met sowat honderd personeellede. In 2020 is daardie besigheid deur 'n internasionale groep oorgeneem, en ek het dit deur die verkoop geneem — wat beteken ek het maande lank binne-in 'n due diligence gesit terwyl 'n oornemer se adviseurs agteruit deur jare se rekords gewerk het, op soek na die goed wat ons gemis het.
Dít is wat daardie ervaring jou leer: elke gaping in jou rekords word iemand anders se onderhandelingsposisie.
Wat due diligence werklik is
Wanneer iemand 'n besigheid koop, vat hulle nie jou woord vir wat dit werd is nie. Hulle stuur adviseurs in — rekenmeesters, prokureurs, soms ingenieurs — wie se hele werk dit is om te toets of die besigheid wat jy beskryf het, die besigheid is wat bestaan.
En die vaste bateregister is een van die eerste plekke waar hulle kyk, want dit is waar die fisiese besigheid en die papierbesigheid óf ooreenstem óf nie.
Die oefening is eenvoudig en genadeloos. Hulle vat jou register en stap die vloer. Alles op die lys moet bestaan. Alles van waarde op die vloer behoort op die lys te wees. Elke wesenlike item wil 'n faktuur agter hom hê, 'n datum, 'n koste, en 'n waardeverminderingsgeskiedenis wat sin maak.
Jy sal verbaas wees hoe selde al drie die toets oorleef.
Die vier maniere waarop registers faal
Ná genoeg jare hiermee is die mislukkings voorspelbaar. Byna elke verwaarloosde register het minstens twee van hierdie.
Spookbates. Goed op die register wat nie meer bestaan nie — jare gelede verkoop, afgeskryf, gesteel, of vir onderdele gestroop, sonder dat iemand dit aangeteken het. Jou balansstaat maak aanspraak op waarde wat nie daar is nie. 'n Koper se adviseurs kry dié met 'n voorraadtelling en 'n merkpen, en elke een kalwe hul vertroue in die res van jou syfers af.
Onsigbare bates. Die omgekeerde: toerusting wat op jou vloer staan en nooit gekapitaliseer is nie. In 'n haas gekoop, teen herstelwerk afgeskryf, self aanmekaargesit, of geërf in een of ander lank vergete transaksie. Jy besit meer as wat jou boeke sê — wat na 'n aangename verrassing klink totdat jy besef jy kan nie eienaarskap, koste of geskiedenis bewys vir juis die masjiene wat die besigheid se geld maak nie.
Geen papier nie. Die bate bestaan, dit is op die register, en niemand kan die faktuur oplewer nie. Geen bewys van wat dit gekos het, wanneer dit aangekom het, of dat jy dit besit eerder as huur nie. Vir enigiets wesenliks hanteer 'n adviseur "ons kan nie die faktuur kry nie" en "daar is nie 'n faktuur nie" as dieselfde sin.
Fiksie-waardevermindering. Waardevermindering wat 'n dekade lank op outomatiese loods gehardloop het — verkeerde nuttige leeftye, verkeerde koerse, bates tot nul afgeskryf wat in die middel van hul leeftyd is, of teen waarde gedra terwyl hulle agter die skuur staan en roes. Die register word 'n rekeningkundige artefak met geen verband met die werklike toestand van jou toerusting nie.
[OPSIONELE STAALTJIE — een veilige, spesifieke voorbeeld uit jou eie loopbaan, as jy een het wat jy seker is jy mag vertel. Die stuk werk daarsonder.]
Wat dit jou by die tafel kos
Hier is die deel wat saak maak. Nie een van hierdie probleme bly 'n boekhouprobleem nie. Elkeen skakel om in een van drie dinge, en al drie kom uit die verkoper se sak.
'n Prysvermindering. Die koper se aanbod is op jou syfers gebou. Wys vir hulle 'n register waarop hulle nie kan staatmaak nie en hulle skerp nie hul potlood nie — hulle diskonteer verdedigend, en aanvaar die ergste oor alles wat hulle nie kan verifieer nie. Jy kry nie die voordeel van die twyfel in 'n due diligence nie. Die twyfel ís die punt.
'n Waarborg. Waar die rekords nie iets kan bewys nie, laat die koper jou dit eerder belowe — persoonlik, in die verkoopooreenkoms, met jou naam daarop. Waarborge is hoe 'n verkoper jare ná die verkoop nog vir 'n besigheid aanhou betaal. Hoe skoner jou rekords, hoe minder beloftes word jy gedwing om te maak.
Vertraging. Elke navraag stop die horlosie terwyl jy deur bokse grawe vir 'n 2014-faktuur. Transaksies verloor momentum, en transaksies wat momentum verloor, het 'n manier om kopers te verloor. Tyd maak meer transaksies dood as prys.
En nog een, nader aan die huis: jou vaste bateregister dryf die slytasietoelae in jou belastingopgawe. 'n Register wat verkeerd is, is nie net 'n probleem vir 'n toekomstige verkoop nie — dit beteken jy eis waarskynlik nou reeds die verkeerde aftrekkings, in die een of ander rigting. Een daarvan kos jou elke jaar geld; die ander is 'n probleem wanneer SARS kyk.
"Maar ek verkoop nie"
Die vangplek is dat jy nie kies wanneer dit saak maak nie.
'n Onverwagte aanbod daag op. 'n Vennoot wil in, of uit. Die bank wil sekuriteit hê vir finansiering. 'n Egskeiding, 'n boedel, 'n versekeringseis ná die brand — elkeen van hierdie gebeure herprys jou besigheid van jou rekords af, en elkeen kom op sy eie skedule, nie joune nie.
Rekords kan nie agterna onder druk reggemaak word nie. 'n Register wat in die maand voor 'n verkoop herbou is, lyk presies soos wat dit is, en kopers se adviseurs het al honderd daarvan gesien. Die enigste weergawe wat standhou, is die een wat bygehou is.
Hoe 'n regte een lyk
Nie ingewikkeld nie. Vir elke wesenlike bate: wat dit is, 'n reeksnommer waar dit een het, wat dit gekos het, wanneer jy dit gekoop het, die faktuur geliasseer waar jy dit kan kry, sinvolle waardevermindering, en 'n aantekening wanneer dit verkoop of afgeskryf word. Een keer per jaar nagegaan teen wat fisies daar staan — wat 'n middag per jaar neem, teenoor weke daarvan onder 'n sperdatum terwyl 'n koper wag.
Dit is die hele dissipline. Dit is nie moeilik nie. Dit is net nooit dringend nie — tot die een dag wanneer dit die dringendste ding in die besigheid is.
Waar om te begin
As daar in jare nie na jou register gekyk is nie, begin met die stap. Lys wat werklik op jou vloer staan, en vergelyk dit dan met wat jou boeke sê. Die gaping tussen daardie twee lyste is jou probleem, met 'n grootte daaraan.
Dit is ook presies die soort werk wat ons doen — stilweg, as deel van maandelikse boekhouding, sodat die register eenvoudig altyd reg is en daar nooit 'n projek is om in die gesig te staar nie. Dit voed jou jaarlikse finansiële state en jou belastingopgawe, en eendag, wanneer iemand se adviseurs jou vloer stap met jou register in die hand, sal dit die waardevolste vervelige dokument wees wat jy besit.
Ek het daardie dag van binne af gesien. Die verkopers wat die admin gedoen het, is daarvoor betaal.
Dewald Theron is 'n Professional Accountant (SA) en bedryf The Tax Shop Accountants in Riebeek-Kasteel. Voor die praktyk was hy finansiële bestuurder van 'n vervaardigingsbesigheid deur sy oorname deur 'n internasionale groep.