PAIA-verslae en Inligtingsbeampte-registrasie

Daar is 'n jaarlikse opgawe waarvan die meeste Suid-Afrikaanse besighede nog nooit gehoor het nie, nog nooit ingedien het nie, en nie weet op hulle van toepassing is nie.

Elke private liggaam in die land moet 'n Inligtingsbeampte by die Inligtingsreguleerder registreer en 'n jaarlikse verslag oor versoeke om toegang tot inligting indien. Dit sluit maatskappye, beslote korporasies en trusts in. Dit sluit besighede in wat nog nooit 'n enkele versoek ontvang het nie — die opgawe word steeds vereis, dit weerspieël bloot nul.

As dit die eerste keer is dat jy hiervan hoor, is jy in die meerderheid. Niemand stuur vir jou 'n brief daaroor nie.

Vir wie dit is

• Enige geregistreerde maatskappy, beslote korporasie of trust
• Besighede wat nog nooit 'n Inligtingsbeampte geregistreer het nie, wat die meeste van hulle is
• Enigiemand wat 'n indieningsvenster gemis het en op datum wil wees voor die volgende een
• Bestaande kliënte wat verkies dat dit outomaties saam met hul ander jaarlikse indienings loop

Wat ingesluit is

• Inligtingsbeampte-registrasie by die Inligtingsreguleerder, op die eServices-portaal
• Voorbereiding en indiening van die jaarlikse PAIA-verslag, insluitend nulopgawes
• Registrasie van adjunk-inligtingsbeamptes waar jou besigheid hulle nodig het
• 'n Standaard PAIA-handleiding vir jou besigheid, waar jy nie reeds een het nie
• 'n Versoekeregister opgestel sodat jy 'n plek het om enige versoek aan te teken indien jy ooit een ontvang
• 'n Jaarlikse dagboekinskrywing, sodat die indiening gebeur sonder dat jy hoef te onthou dat dit bestaan

Wat ons nie doen nie

Inligtingsreg het 'n spesialiskant, en ons sê vir jou wanneer jy daar aangekom het eerder as om dit op jou onkoste uit te werk.

Ons hanteer die registrasie en die indiening. Ons doen nie POPIA-gapingsontledings, datakarteringsoefeninge, pasgemaakte handleidings vir komplekse of gereguleerde besighede, reaksie op dataskendings, of aansoeke om voorafmagtiging nie. Dit is regswerk, en as jou situasie dit verg, sê ons so en verwys jou na iemand wat dit behoorlik doen.

Vir die oorgrote meerderheid klein besighede geld niks daarvan nie. Jy moet geregistreer wees en jy moet indien.

Hoe die tydsberekening werk

Die verslagdoeningstydperk loop van 1 April tot 31 Maart, ongeag jou eie finansiële jaareinde. Die indieningsvenster open in April en sluit aan die einde van Junie. Die Reguleerder het nie verlengings toegestaan sodra dit sluit nie.

Registrasie van jou Inligtingsbeampte kan enige tyd gebeur, en moet gebeur voordat enige opgawe ingedien kan word. As jy nie geregistreer is nie, kan jy nie indien nie — dus begin ons daar.

Omdat die venster vas en kort is, registreer ons kliënte deur die jaar en dien die opgawes as 'n groep in wanneer die portaal open. Jy hoef nie in Junie daaraan te dink nie.

Wat dit kos

Price on request

Inligtingsbeampte-registrasie is 'n eenmalige fooi. Die jaarlikse opgawe word per indiening geprys, en vir bestaande maandelikse kliënte is dit goedkoper — ons hou reeds alles wat nodig is om dit te voltooi.

Om te begin

1. Gee vir ons jou entiteitsbesonderhede — maatskappynaam, registrasienommer, wie jou Inligtingsbeampte gaan wees
2. Ons registreer hulle op die Reguleerder se portaal en bevestig wanneer dit klaar is
3. Ons dien die opgawe in wanneer die volgende venster open, en elke jaar daarna

Algemene vrae

Niemand het nog ooit my besigheid om inligting gevra nie. Moet ek steeds indien? Ja. 'n Nulopgawe is steeds 'n opgawe. Vir die meeste klein besighede is elke veld op die vorm nul, wat die indiening vinnig maak — maar nie opsioneel nie.

Wat gebeur werklik as ek nie indien nie? Eerlik: nie wat sommige nakomingskonsultante vir jou sal sê nie. Jy gaan nie miljoene beboet word vir 'n laat nulopgawe nie. Wat wél kan gebeur, is dat die Reguleerder sy eie nakomingsassessering van jou besigheid begin, wat beteken ondersoek waarvoor jy nie gevra het nie en wat jy liewer sou vermy, en dit plaas jou aan die verkeerde kant van 'n verpligting wat baie min kos om na te kom. Dit is die moeite werd omdat dit goedkoop en eenvoudig is, nie weens 'n boete-opskrif nie.

Ek het vanjaar se venster gemis. Kan ek steeds indien? Nie voordat die volgende een open nie. Wat jy nou kan doen, is om jou Inligtingsbeampte geregistreer te kry, sodat jy gereed is om in te dien sodra dit open eerder as om in Junie te jaag.

Is dit dieselfde as POPIA-nakoming? Nee, hoewel hulle verwant is en dieselfde Reguleerder oor albei toesig hou. Dit is die toegang-tot-inligting-kant — registrasie en jaarlikse verslagdoening. Breër POPIA-werk, indien jou besigheid dit nodig het, is 'n aparte oefening en grootliks 'n regsone.

Ek is 'n eenmansaak. Geld dit vir my? Die verpligting heg aan private liggame, wat wyer is as wat die meeste mense aanvaar. Sê vir ons hoe jy gestruktureer is en ons sê vir jou of dit geld eerder as om jou iets te verkoop wat jy nie nodig het nie.

Gesels met ons oor PAIA-nakoming →